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Nombramientos
Vademécum de registro de las ESALES
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• Acta auténtica o que esté debidamente autorizada, es decir, que la
copia del acta esté autorizada por el representante legal o el secretario
de la reunión, o autenticada ante notario o presentada ante juez.
• Números de identificación y aceptación de los nombrados.
• Las personas nombradas deben estar presentes en la reunión o que
se exprese en el texto del documento que las mismas aceptaron, indi-
cando el número de identificación, país de origen si es pasaporte. Se
recomienda indicar el número de tarjeta profesional si es revisor fiscal.
• Cuando los nombrados no están presentes en la reunión, es necesario
que se allegue la constancia de aceptación a los cargos y que la per-
sona que acepta indique el número de identificación y país de origen
si es pasaporte en la respectiva acta. Se recomienda indicar el número
de tarjeta profesional del revisor fiscal, así mismo es necesario que
allegue fotocopia del documento de identificación.
• Que se anexe los recibos que contenga los siguientes pagos de:
• Derechos de inscripción del acta por cada acto
• Derechos de pago de impuesto de registro sin cuantía por cada
acto.
4.2.3. Fondos de Empleados
Aunque estas entidades pertenecen a las ESS, cuentan con una norma
especial que regula lo atinente a los documentos que deben presentarse
para registro, el contenido de los mismos y las sanciones que proceden en
caso de incumplimiento a las disposiciones respectivas.
El Artículo 38 del Decreto 1481 de 1989 Modificado por el Artículo 7º
de la Ley 1391 de 2010 establece que
“lo ocurrido en las reuniones de la
asamblea general, de la junta directiva y del comité de control social se
hará constar en los respectivos libros de actas.”
Así mismo, dispone los
requisitos que deben acreditarse en dichas actas.
4.2.3.1. Revisión en sede
• La sede debe haber revisado que el acta que se presenta sea un origi-
nal. En caso que el usuario haya presentado una copia simple, realiza-
rá la anotación correspondiente.
• Debe verificar y ubicar la seudomatrícula afectada con el documento.
• Realizar el cobro de los respectivos derechos de inscripción e impues-
to de registro por cada acto que contenga el acta.
4.2.3.2. Revisión jurídica
• Se debe verificar en el kárdex que el documento no este inscrito.
• Nombre de la ESS. El nombre establecido en el documento debe co-
rresponder con el inscrito en el registro con el fin de determinar la
seudomatrícula a afectar.
• Fecha de la reunión donde se adoptaron las decisiones, para estable-
cer si el documento se presenta para inscripción dentro de los 2 o 3
meses que otorga la Ley o si es necesario devolver para que se realice
el pago de los emolumentos de extemporaneidad o mora.
• Lugar y hora de la reunión. La omisión de este requisito no permite a
la Cámara de Comercio abstenerse de inscribir el documento, en los
términos del Artículo 38 del Decreto 1481 de 1989, a menos que se
trate de una reunión cuya eficacia dependa de estos elementos (como
las reuniones especiales).
• Que el órgano que se reúne sea competente para hacer el nombra-
miento y cumpla con la conformación establecida en los estatutos (por
ejemplo número de miembros y nombre del cargo).