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actas y reuniones
Vademécum de registro mercantil
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15.2.5.8. Firma del presidente y secretario de la reunión, o
en su defecto del revisor fiscal
La firma de cualquier acta es un requisito necesario para que pueda
configurarse tal documento (formalidad sustancial del acta), así mismo es
la única forma en la que el acta sirve de medio probatorio de lo acontecido
en una reunión, por tanto hay que diferenciarlo con la autenticidad de la
copia del acta que implica que la copia puede ser autorizada por el secre-
tario o algún representante legal de la sociedad, sin embargo el original
siempre debe estar debidamente firmado por presidente y secretario o en
su defecto por el revisor fiscal.
Respecto a la firma supletiva del revisor fiscal, esta opera en el evento
que el presidente o el secretario no firme, o en el caso en que ninguno
firme según la doctrina de la Superintendencia de Sociedades
181
, y se
predica tanto de las actas principales como de las aclaratorias o adicionales.
La importancia de que se designe un presidente y secretario para la
reunión, o que en su defecto el acta este firmada por el revisor fiscal, radica
en que estas personas son las que dan fe de lo ocurrido en la reunión y
por ende de lo contenido en el acta, su firma más que un requisito de Ley,
resulta necesaria para dar seguridad y fuerza probatoria a las decisiones
adoptadas.
15.2.5.9. Autenticación
Las actas de órganos sociales y de administración tanto de las sociedades
como de las entidades sin ánimo de lucro, se presumen auténticas, así
181. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-036672 de 15
de junio de 2010.
como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o representante
legal mientras no se compruebe lo contrario por medio de orden de autoridad
competente, por tanto no se requiere de presentación personal de estos
documentos, esto de acuerdo a la sentencia C-634 de 2012, por medio de
la cual se declaró inexequible el aparte del Artículo 25 del Decreto
antitrámites que consagró dicha formalidad, siendo contradictorio con lo
que previamente se había preceptuado en el Art. 42 de la Ley 1429 de 2010.
La copia del acta presentada para inscripción debe encontrarse
autorizada por el secretario del respectivo órgano social, por el secretario
general de la sociedad o por algún representante de la sociedad (inc. 2º
Art. 189 C. Co.).
Sin embargo, en defecto de lo anterior, si se presenta para inscripción
fotocopia auténtica del original, podrá procederse a la inscripción.
Si se presenta una copia simple del acta o un extracto de la misma,
estas deben venir con la firma en original del secretario de la reunión, o por
un representante legal o por el revisor fiscal indicando que es una fiel copia
tomada de su original.
Las Cámaras de Comercio carecen de competencia para desconocer
lo expresado en el acta certificada, toda vez que el valor probatorio de las
copias de las actas está dado por la Ley en el Artículo 189 del Código de
Comercio, para la Superintendencia de Industria y Comercio182, si bien
las Cámaras verifican el cumplimiento de algunos requisitos que deben
estar en el documento sujeto a inscripción, la norma no las autoriza a ir
más allá de su texto.
182. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Resolución
030516 de 25 de agosto de 2008.