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actas y reuniones
Vademécum de registro mercantil
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15.3.8. Control de legalidad de las reuniones de junta directiva
La junta directiva es un órgano de administración que representa los inte-
reses propios de los accionistas o socios de la respectiva sociedad, puede
estar integrada por un número de miembros principales y suplentes, estos
últimos podrán ser numéricos (podrán reemplazar a cualquier miembro
principal) o personales (únicamente podrá reemplazar a un miembro
principal de quien es suplente), estos suplentes solo están llamados a
reemplazar al principal respectivo en los casos de ausencia definitiva o
temporal, quien por ende quedara investido de todas las facultades del
principal cuando se configure el supuesto de hecho de su intervención.
De lo anterior se puede deducir que habrá reuniones universales de
junta directiva cuando estén presentes todos los miembros principales de
junta directiva y por ende no se requiere de convocatoria, no obstante lo
anterior podrá considerarse reunión universal de junta directiva según la
Supersociedades
212
, si existe constancia de que el principal manifestó la
imposibilidad de asistencia temporal o conste la falta absoluta de aquel, y
por ende sea viable la integración del órgano con el miembro suplente.
Es de advertir que la obligación legal de elaborar actas de las reuniones
de junta directiva se encuentra contemplada en el numeral 7º del Artículo
28 del Código de Comercio.
En las actas de junta directiva es necesario realizar un control formal
sobre la convocatoria, en razón a que el Artículo 163 del Código de
Comercio dispone que para el nombramiento de administradores y revisores
fiscales “Las cámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción
o revocación cuando no se hayan observado respecto de las mismas, las
prescripciones de la Ley o del contrato”.
212. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220 – 126597 de 28 de
noviembre de 2011.
El segundo inciso del Artículo 437 del Código de Comercio dispone: “la
junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por
el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales”.
Como se observa, la Ley señala quienes pueden convocar a sesiones de
la junta, pero no determina el medio ni la antelación para el efecto. Por lo
anterior, debe verificarse en los estatutos quienes, conforme a los mismos
pueden convocar a la Junta, o en su defecto, se aplicará el inciso mencionado.
No obstante, por el vacío legal en lo relacionado con el medio y ante-
lación, se debe verificar que estos aspectos se ajusten a lo previsto en los
estatutos o en su defecto a reglamentación particular de la misma Junta
Directiva. Si en los estatutos no se dice nada respecto de la convocatoria,
sólo se debe analizar si quien convocó es el representante legal, el revisor
fiscal o dos de los miembros principales de la junta, de acuerdo con el
Artículo 437 del Código de Comercio.
De acuerdo con lo previsto en el Artículo 435 del Código de Comercio:
“No podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada por
personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer
grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primer civil, excepto en
las sociedades reconocidas de familia. Si se eligiere una junta contrariando
esta disposición, no podrá actuar y continuará ejerciendo sus funciones la
junta anterior que convocará inmediatamente a asamblea para nueva
elección. Carecerán de toda eficacia las decisiones adoptadas por la junta
con el voto de una mayoría que contraviniere lo dispuesto en este Artículo”.
Ahora, respecto a las reuniones de miembros de junta directiva, es
necesario aclarar que en las mismas no es posible como lo ha indicado
la Superintendencia de Sociedades
213
que se otorgue poder para que un
213. COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-028190 de 11 de
mayo de 2012.