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actas y reuniones
Vademécum de registro mercantil
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• Extranjero: cualquiera de los siguientes: cédula de extranjería, pasaporte o
el número de identificación de cualquier documento oficial del país de origen.
• Persona jurídica: únicamente el NIT.
Así mismo es necesario que se allegue la fotocopia del documento de
identificación de la persona designada, toda vez que es el único documento
que permite ejercer los derechos propios de cualquier persona
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(Circular
Única SIC Num. 1.1.2, Arts. 77 y 78 D. 4000 de 2004).
15.2.5.12. Corrección de errores
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan los datos exigidos por
la ley o contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario
pueden asentar actas adicionales o aclaratorias para suplir tales omisiones.
Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el
acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas
que se hubieren designado para tal efecto (inc. 2º Art. 131 D. 2649 de 1993).
15.3 Requisitos por tipo de reuniones
Existen diversos tipos de reuniones que pueden ser utilizados por los
órganos colegiados de los entes sociales:
185. Sobre el tema: Personalidad jurídica, véase: COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUS-
TICIA. Sala Plena de la Corte Constitucional. Sentencias T-042 de 2008, T-721 de
2010 y T-308 de 2012.
15.3.1. Reuniones ordinarias
(Arts. 181 y 182 C. de Co.)
Las reuniones ordinarias son aquellas que han sido acordadas en los
estatutos de una sociedad con el fin que se reúnan los socios o accionistas
para verificar la actividad de la empresa. Estas se fijan para épocas deter-
minadas junto con las reglas que se seguirán respecto la forma de convo-
catoria, quórum y funcionamiento.
El doctor Jorge Hernán Gil Botero, la define como
“
aquella que se
celebra, al menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos o
subsidiariamente en la Ley, para decidir todo asunto que se relacione
con la administración, la marcha de la sociedad y el desarrollo del objeto
social, tal como se expresó en sentencia C-014 de 2010
”.
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El código de comercio establece que por lo menos una vez en el año
se reunirán en junta de socios o de accionistas, en las fechas señaladas en
los estatutos, y en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al
vencimiento de cada ejercicio, así mismo podrán tratar temas no incluidos
en el orden del día a propuesta de los directores o asociados (Arts. 181,
182 y 422 C. de Co), se puede colegir de lo anterior dos cosas: a) Que la
reunión ordinaria se realiza en la época fijada en los estatutos, y en caso de
vacío se realiza dentro de los 3 primeros meses del ejercicio social. b) Que
el temario no es indispensable en este tipo de reuniones.
“
En cuanto a que la reunión tendrá carácter de ordinaria hace relación al
hecho de que en ella se estudiarán los estados financieros de la compañía,
se presentarán los informes de gestión y el proyecto de distribución de
utilidades que corresponda a cada período no aprobado, en consecuencia
186. GIL ECHEVERRI, Jorge Hernán. Derecho Societario Contemporáneo. Bogotá D.C.: Ed.
Legis. Pág. 561.