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reformas
Vademécum de registro mercantil
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3.2 Requisitos
3.2.1. Revisión en sede
• Escritura Pública:
La sede debe verificar que la escritura pública sea
segunda copia autorizada por la notaría o fotocopia auténtica. En caso
que el usuario haya presentado una copia simple, realizará la anota-
ción correspondiente.
• Acta de reforma junto con los estatutos modificados.
Los socios, aso-
ciados, etc., pueden realizar una reunión donde se decide modificar
los estatutos de la entidad. Se elaborará un acta que debe contener
los estatutos que van a regir al ente, o los mismos pueden adjuntarse
en documento anexo. El acta debe estar firmada por las personas que
actuaron como presidente y secretario de la reunión.
• Documento Privado:
Los socios, asociados, etc., o sus apoderados,
anexando el poder correspondiente, pueden optar por modificar la em-
presa mediante documento privado, que debe contener los estatutos.
Este documento debe ser firmado por todos los asociados, o realizar
la diligencia de presentación personal ante Juez o ante el secretario la
Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos.
• Sentencia Judicial o acto administrativo:
Los Jueces de la república,
los organismos de control y vigilancia, pueden expedir actos mediante
los cuales se reformen los estatutos de los entes jurídicos, para lo cual
presentaran las sentencias o los actos administrativos (resoluciones,
acuerdos, etc.) los cuales deben ser originales y deben contar con la
constancia de ejecutoria correspondiente a menos de que frente a la
providencia no proceda recurso legal alguno.
• Sentencia aprobatoria de la partición o de adjudicación de bienes:
Este documento ha de estar debidamente autorizado por un Juez de
la República, La sede verificará que los documentos presentados sean
auténticos. En caso que el usuario haya presentado una copia simple,
realizará la anotación correspondiente. Así mismo, deberá verificar y
ubicar la Matrícula o la seudo Matrícula, en caso de sociedad civil;
afectada con el documento.
• Cuando se realice una reforma en la que se aportan bienes inmuebles,
siempre se hará mediante escritura pública. Así mismo, se debe anexar
copia del recibo de pago del Impuesto de Registro efectuado en la
Oficina de Instrumentos Públicos (Art. 226 L. 223 de 1995).
Nota:
Para efectos de la revisión en sede de los documentos téngase en
cuenta lo dispuesto en el Artículo 25 del Decreto 019 de 2012 el cual
expresa:
“
Todos los actos de funcionario público competente se presumen
auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede adminis-
trativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las au-
toridades públicas o los particulares que cumplan funciones administra-
tivas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos,
tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro
o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias
autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas
entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones
.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba
en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros,
se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante
tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales.