Versión de HTML Básico
actas y reuniones
Vademécum de registro mercantil
362
363
15.2 Requisitos
Como se expresó anteriormente, en las actas se plasman las decisiones del
órgano social que se reúne, las cuales pueden ser nombramientos o reformas.
A continuación, se presentan los requisitos que debe tener en cuenta la
Cámara de Comercio al momento de inscribir un acta que contenga una
reforma o un nombramiento.
En relación con los nombramientos, la Ley prevé para que se pueda
realizar la inscripción de un nombramiento las cámaras deben ejercer un
control de legalidad dirigido a verificar que en la respectiva reunión se
hayan respetado los estatutos y la Ley en temas relacionados con órgano
competente, convocatoria, quórum, mayorías, aprobación de acta, auten-
ticidad de la misma, sin que califique el vicio, y ante cualquier incumpli-
miento debe abstenerse de hacer inscripción, por mandato expreso del
Artículo 163 del Código de Comercio. En relación con las reformas estatu-
tarias la Cámara ejerce un control formal sobre el respectivo documento y
solo abstenerse de hacer la inscripción cuando se evidencia una ineficacia
o una inexistencia.
15.2.1. Revisión en sede
• Que el acta que se presenta sea una copia autorizada o fotocopia au-
téntica. En caso que el usuario haya presentado una copia simple,
realizará la anotación correspondiente.
• Verificar y ubicar la Matrícula afectada con el documento.
15.2.2. Revisión jurídica
Los requisitos comunes para todas las actas son:
• Documento legible y completo.
• Documento no inscrito en el kárdex.
• Matrícula a afectar corresponde a la sociedad.
• Órgano competente para tomar la decisión que consta en el acta.
• Nombre de la entidad o sociedad igual al registrado.
• Fecha de la reunión.
• Ciudad de la reunión (domicilio).
• Lugar de la reunión (lugar).
• Hora de la reunión.
• Clase de reunión. (Ordinaria, extraordinaria, etc.)
• Convocatoria (medio, órgano que convocó y antelación).
• Quórum presente, tanto deliberatorio como decisorio, según el caso.
Nombre de los asociados asistentes a la reunión, salvo que se trate de
una sociedad por acciones (para este último caso se debe indicar el
número de acciones suscritas presentes).
• Correspondencia entre los cargos nombrados y los creados en los
estatutos.
• Aprobación de cada una de las decisiones, número de votos emitidos
para adoptar la decisión que se va a inscribir, salvo unanimidad.
• Aprobación integral del texto del acta.
• Firma o constancia de firma de quienes actuaron como presidente y
secretario de la reunión, o en su defecto por el revisor fiscal.
• Documento original o copia autorizada por el representante legal o el
Secretario de la reunión, o fotocopia autenticada ante Notario.