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Etapa 5. Divulgación y documentación
Paso 1: Proveer un sistema de documentos y registros de las etapas y elementos del Sistema de Gestión del Riesgo de Lavado de Activos/Financiación del Terrorismo (LA/FT)
Se debe definir quiénes serán los responsables de la documentación del Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT, dando cumplimiento a los principios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información.
Paso 2: Realización de reportes internos y externos
Los reportes incluidos en el sistema de divulgación de la información serán los siguientes:
| Reportes internos |
Reportes externos |
Transacciones inusuales.
Operaciones sospechosas.
Reportes en la etapa de seguimiento o monitoreo. |
Reporte de operaciones sospechosas (ROS).
Reporte de transacciones en efectivo, el cual se compone: i) de reporte de transacciones individuales en efectivo, y ii) de reporte de transacciones múltiples en efectivo.
Otros reportes exigidos por las autoridades competentes. |
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Paso 3: Diseñar y ejecutar el programa de capacitación y el plan de divulgación del Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT
El Programa de capacitación (al interior de la entidad) debe cumplir las siguientes condiciones:
- Tener una periodicidad anual.
- Ser impartido en los procesos de inducción de los nuevos empleados y a los terceros (no empleados de la empresa) que desarrollen actividades en su nombre.
- Ser constantemente revisado y actualizado.
- Contar con mecanismos de evaluación de los resultados y objetivos propuestos.
Así mismo, se debe desarrollar un plan de comunicación y divulgación del Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT dirigido a los interesados externos (autoridades, clientes, proveedores y contrapartes).
Paso 4: Definir procedimientos para la imposición de sanciones ante el incumplimiento de la aplicación de controles
La empresa debe exigir a sus empleados aplicar las medidas preventivas sobre el LA/FT que impidan que pueda ser utilizada con ese propósito.
Para evitar que la empresa sea utilizada por la delincuencia organizada en el lavado de activos y la financiación del terrorismo, todos los empleados deben asumir el compromiso de aplicar los procedimientos. Para el efecto, las políticas y procedimientos deben ser conocidos y aplicados por todos los empleados de la empresa, sin excepción alguna.
En caso de incumplimiento del Código de Conducta y de las normas y procedimientos contemplados en el Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT, y dependiendo de su gravedad, la entidad deberá aplicar las sanciones disciplinarias internas a que haya lugar.
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